文書品質には、組織の業務のあり様が映し出されます。

現場の努力は、その結果が「情報」として正しく伝えられることで初めて成果に結びつきます。

ここで多岐にわたる組織の情報活動についてみてみましょう。

【組織の情報活動】

<情報交換>
 企画書・報告書・仕様書・レター・FAX・Eメール
<対外文書>
 仕様書・ユーザーマニュアル・サービスマニュアル
 契約書・訴訟資料・広報資料
<品質保証>
 客観的評価
<環境保全>
 客観的評価

以上の情報伝達は、主に文章によって行なわれます。
よって、文章が正しく理解されることにより業務は円滑に遂行されます。

パソコンが今日のように普及しても、これは文章作成と情報交換のツールでしかなく、文章を書くのはあくまでも人です。

Eメールは、情報交換のスピードを上げることに威力を発揮しますが、同時に、効率的な作文力が求められます。送信した文章が電話で確認されなければならないとしたら、改善が必要です。

PL(製造物責任)訴訟では、製品自体の欠陥の他に、マニュアル・技術資料の不備・不足が訴訟の対象になっています。これは文章と言うものが持つ、大切さと怖さという二面性を教えてくれます。

(つづく)